|
·
NAMA ANGGOTA KELOMPOK : 1. DADAN RAMDHANI (31110644)
2. FAJAR TRI HARYANTO (32110576)
3. FERDIAN ARISWANTO (32110724)
4. SAM FEBRIANTO (36110339)
5. TITO EGY ABDITAMA (36110913)
·
KELAS :
3DB21
ABSTRAK
Bab ini mengajarkan Anda untuk
mempersiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari suatu sistem
informasi. Kami menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk menggambar diagram
aliran data dan diagram alur untuk menggambarkan komponen logis dan fisik dari
suatu sistem informasi. Kami juga menjelaskan kamus data. Entri dalam kamus
data menggambarkan data, file, dan proses dalam sebuah sistem informasi. Bila
Anda telah selesai mempelajari bab ini, Anda harus telah mengembangkan
fasilitas beberapa dalam menyiapkan dan menggunakan dokumentasi sistem
informasi.
Pembelajaran objektif
· Untuk membaca dan
menilai dokumentasi informasi sistem
· Untuk mempersiapkan
diagram data flow dan sistem flowcharts dari penceritaan
Kata pendahuluan
Kami memperkenalkan aliran data diagram,
sistem flowcharts, dan data kamus dalam bab ini, dan kami menunjukkan kepada
anda bagaimana untuk membaca dan mempersiapkan mereka. Fasilitas alat-alat
ini akan membantu anda untuk membaca sistem dokumentasi untuk memahami dan
menilai sebuah sistem informasi. Anda tidak dapat mencapai tujuan dengan
tradisional bab-bab ini, belajar membaca dan mempelajari metode. Karena
itu, anda tidak dapat menjadi pengamat yang pasif dalam proses ini. Anda harus
bekerja bersama kami seperti kami menunjukkan alat-alat ini. Lebih lanjut, anda
harus berlatih alat-alat ini untuk mengembangkan keahlian anda.
Auditor, sistem analis, mahasiswa dan
pihak yang berkepentingan lain menggunakan dokumentasi untuk memahami,
menjelaskan, dan meningkatkan sistem informasi yang kompleks. Pertama,
mempertimbangkan “khas” informasi sistem. Berasumsi bahwa sistem ini adalah
komputer berbasis, memiliki beberapa terminal yang terhubung melalui jaringan
telekomunikasi, digunakan oleh puluhan orang di dalam dan di luar organisasi,
memiliki ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir semua departemen di
organisasi, proses ribuan transaksi dan ratusan permintaan informasi managemen,
dan orang-orang seluruh organisasi menyiapkan input dan menerima sistem output.
Untuk sistem seperti ini, kita
memerlukan “gambar”, daripada deskripsi narasi, untuk “melihat” dan
menganalisis semua input dan output. Misalnya, dengan sistem diagram alur, kita
dapat menganalisis dokumen mengalir melalui operasi, manajemen, dan sistem
informasi, dan kita dapat memahami yang menerima output dan di mana mereka
menerima mereka. Mungkin analisis kami akan mengakibatkan perbaikan sistem.
Kami yakin bahwa, setelah menyiapkan dan menggunakan dokumentasi sistem
informasi, anda akan setuju bahwa data flow diagram dan diagram alur yang
jauh lebih efisien (dan efektif) daripada narasi untuk bekerja dengan sistem
yang kompleks. Penerapan alat-alat ini, bahkan pada sistem relatif sederhana
yang digambarkan dalam buku ini, harus meyakinkan anda tentang fakta ini.
Selain menggunakan dokumentasi untuk
memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan
penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem
dan untuk melatih personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk
menggambarkan sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem
kontrol. Kami akan menggunakan alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku
pelajaran. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari
alat-alat ini dan untuk berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai
oleh pemahaman anda pada bab berikut.
Data Flow Diagram
Diagram aliran data (DFD) adalah
representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data
antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan
empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi
mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik
data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.
Gambar 3.1 Data Flow
Diagram (DFD) simbol
Tipe dalam Data Flow Diagram
Konteks diagram
Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram
konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem
informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.
Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari
beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari
pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan
batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem
lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem.
Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan.
Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem
dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2,
hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita
sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita
lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan
aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka
adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2
“pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem
(yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.
Gambar 3.2 konteks diagram
Data Flow Diagram
Fisik
Data Flow Diagram Fisik adalah
representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan
eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal
adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya,
komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD
menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai.
Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh,
pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari
“pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan menyalin daftar,
untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat
bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami
tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan
kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data
ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari
66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis
dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru
penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box
entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan
relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram
Logis
Data Flow Diagram Logis adalah
representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan
aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem
informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas
yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas
selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat
berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4,
dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di
transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit,
atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu,
atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.
Gambar 3.4 Data Flow
Diagram Logis (Diagram Level 0)
Apa yang kita tahu bahwa pelanggan
pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal
penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan,
sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar
untuk memahami sistem yang benar.
Pada akhirnya, catatan bahwa proses pada
Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan,
daripada dicap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.
Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat
lingkaran di Gambar 3.2 diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam
Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering
disebut “tingkat 0” diagram. Anda harus menyadari bahwa masing-masing data
mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir
ke dan dari lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran,
seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar
3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD
(yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.
Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah
“membuktikan tidak benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya
yang tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk
melihat pembagian utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut,
atau “meledak” dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika
dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang
menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan
menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a).
Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input
yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus
ada karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian
b. Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0.
Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi
Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD.
Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan
untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam
konteks diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram
di bawah tingkat 0.
Top - down partisi DFD ini sering
dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi
untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta
kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri dari
beberapa bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita
kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem
Meskipun DFD Fisik demikian pula
dinomori, kami tidak menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD
Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Satu Set
DFD Seimbang
(atau masalah situasi) cara Top - down,
mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami di
bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui
hubungan.
Data Flow Diagram
(Diagram aliran data)
(yaitu antar bagian) antara
bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan
masalah kita atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem
baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara
bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang
dinamis dari bagian.
Kami menggunakan DFD dalam dua cara
utama. Kita dapat menarik dua cara tersebut
untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat
membuat dua cara tersebut dari awal ketika mengembangkan sistem pembangunan
baru (bab 15-19). Dalam bagian ini, kami
menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari
sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.
Narasi
Gambar
3.6 berisi narasi menggambarkan sistem penerimaan
kas untuk PerusahaanCauseway. Kolom pertama menunjukkan
jumlah paragrap, kolom kedua berisi nomor
baris untuk teks narasi. kami jelaskan di
sini metode teratur untuk menggambar DFDuntuk
sistem Causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar
dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama.
melakukan setiap langkah seperti yang
diarahkan,dan tidak membaca atau melihat ke depan.
Saat Anda mengikuti
bersama dengan kami, Anda mungkin ingin menggambar
diagram di atas kertas atau kertas grafik diagram alur.
Juga DFD Anda (dan diagram alur) akan
memiliki penampilan yang lebih profesional
jika Anda menggunakan contoh diagram alur. Sebuah
template diagram alur adalah sepotong plastik
di mana simbol diagram alurberbagai aplikasi (seperti lingkaran, persegi, dan persegi
panjang) telah dipotong. Denganmenyediakan sarana untuk
melacak simbol diagram
alur, contoh mempercepat gambarAnda
dan mempromosikan teknik diagram alur yang baik. Namun,
bahkan jika Andamenggunakan kertas diagram alur dan
contoh, jangan tergoda untuk membuat sketsapertama Anda produk akhir.
Tabel Entitas dan
Kegiatan
langkah pertama kami adalah untuk
membuat tabel entitas dan kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar ini akan
mengarah pada persiapan lebih cepat dan akurat dari DFD dan sistem diagram alur
karena menjelaskan informasi yang terkandung dalam sebuah narasi dan membantu
kita mendokumentasikan sistem dengan benar.
Untuk memulai meja anda entitas dan
kegiatan, pergi melalui narasi baris demi baris dan menempatkan kotak di
sekitar pertama disetiap internal dan eksternal entitas. Setelah anda telah
menempatkan kotak di setiap entitas, daftar setiap entitas, dan kemudian
membandingkan daftar anda untuk daftar kolom pertama dari tabel 3.1 .
Pemberitahuan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu
cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3 dan
"petugas" pada baris 5. Mengapa kita memiliki
Gambar 3.6 Narasi dari
Sistem Terima Uang Perusahaan Causeway
|
Paragraf
|
Line
|
Text
|
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan Causeway menggunakan
prosedur-prosedur berikut ini untuk
memproses uang
yang diterima dari penjualan kredit
ruang surat
menerima cek-cek dan nota-nota
pengiriman uang dari
para pelanggan seorang pegawai
menandatangani cek-cek
dan menulis jumlah yang dibayarkan dan
nomor ceknya
di nota pengiriman uang.
Secara teratur, pegawai ruang surat
menyiapkan sebuah
Total paket dari nota-nota pengiriman
uang dan
mengirim paket nota pengiriman uang ke
rekening-rekening yang dapat
diterima bersamaan dengan sebuah salinan dari
paket total , pada saat yang sama
pegawai tersebut
mengirim paket cek yang sesuai
ke kasir.
|
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Di seorang pegawai memasukkan
Paketnya ke dalam sebuah terminal
online dengan mengetik
Paket + total, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang di bayar,
dan
nomor cek. Setelah memastikan bahwa
fakturnya terbuka dan jumlah yang
benar
dibayarkan, komputernya mengirim
pembayarannya ke rekening yang dapat
diterima di
master. Jika ada perbedaan,
sang pegawai diberitahu.
|
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir setiap paket (atau di
akhir hari), komputer mencetak sebuah
slip deposit dalam rangkap di terminal
di kantor kasir. Kasir
membandingkan slip deposit dengan
paket cek yang sesuai dan kemudian
membawa depositnya ke bank.
|
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Selagi depositnya di masukan, nomor
cek
dan jumlah yang dibayarkan untuk tiap
transaksi
menyalin dengan
membukukan. Catatan ini digunakan
untuk membuat sebuah daftar tanda
terima uang di akhir hari
sebuah rekapitulasi dari tagihan pelanggan
yang dibayar
di hari itu juga dicetak pada saat
yang sama.
Pegawai piutang mencocokan
laporan-laporan ini
dengan tanda pengiriman uang dan paket
total
dan mengirimkan tanda terima
uang total kas ke kantor keuangan
umum.
|
Ada “bank” dan “kantor umum buku
keuangan” dalam daftar kami? karena kami mengasumsikan bahwa mereka menerima
barang-barang (yaitu deposit dan tanda terima total uang) yang dikirim kepada
mereka. Mengapa kami melakukan “terminal online” dengan komputer?
Tabel 3.1 Entitas dan Kegiatan
untuk Sistem Pintas Penerimaan Uang
|
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
|
Ruang surat (pegawai)
|
1
1
1
1
1
1
|
1. Menerima
cek dan berita pembayaran
2. Memberikan
persetujuan pemeriksaan
3. Menulis
jumlah yang dibayarkan dan nomor cek atas berita pembayaran
4. Mempersiapkan
jumlah total dari berita pembayaran
5. Mengirim
sejumlah berita pembayaran dan salinan dari jumlah total kepada petugas
piutang
6. Mengirim
sejumlah cek kepada kasir
|
|
Nasabah
|
||
|
Akun piutang (pegawai)
|
2
2
4
4
|
7. Memasukan
jumlah ke pusat secara online
8. Kunci
jumlah total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayar dan nomor
cek
9. Membandingkan
laporan komputer dengan berita pembayaran dan jumlah total
10. Mengirimkan total penerimaan kas
ke buku besar kantor
|
|
Kasir
|
3
3
|
11. Membandingkan slip setoran dengan
jumlah cek
12. Mengambil deposite ke bank
|
|
Komputer (secara online)
|
2
2
2
3
4
4
4
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka
dan jumlah yang dibayar benar
14. Memposting pembayaran ke akun
piutang pusat
15. Memberitahukan petugas dari
kesalahan
16. Mencetak slip setoran
17. Mencatat transaksi
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening
nasabah yang dibayar
|
|
Bank
|
||
|
Buku besar kantor
|
Karena terminal tidak muncul untuk melakukan proses
apapun tetapi sama seperti bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca,
selesaikan segala perbedaan antara daftar entitas daftar di kolom pertama dari
Tabel 3.1.
Untuk melanjutkan persiapkan tabel entitas dan aktivitas
anda, lanjutkan melalui narasi dan lingkaran (proses) setiap kegiatan yang
dilakukan. Kegiatan awal, perubahan, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan
dalam urutan yang muncul dalam cerita. Daftar aktivitas setelah entitas yang
melakukan kegiatan. Setelah Anda mempunyai daftar aktivitas di Tabel 3.1.
Perhatikan bahwa kita terdaftar baik di aktivitas 7 dan aktivitas 8. Mungkin
aktivitas 7 menggambarkan aktivitas 8 dan itu sendiri tidak perlu terdaftar.
Namun, lebih baik untuk mendaftar kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu
kegiatan. Lihat bagaimana daftar aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24
- kita mengubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu"
sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan tindakan.
Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar aktivitas dan daftar
dalam Tabel 3.1.
Menggambar Diagram Konteks
Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks.
Awal diagram konteks hanya terdiri dari satu lingkaran, kita dapat mulai
diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas.
Selanjutnya, kita harus menggambar kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita
harus memutuskan mana dari entitas dalam Tabel 3.1 yang eksternal dan akan
menjadi sumber atau hilang, dan yang internal untuk sistem.
Pedoman 1 :
Termasuk dalam konteks sistem (lingkaran) setiap
entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih proses.
Informasi kegiatan pengolahan (processing activities)
adalah kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan
dokumen, memasukkan data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan,
perhitungan, dan peringkasan. Mengirim dan menerima data bukan infomasi
kegiatan karena mereka tidak mengubah data.
Untuk menemukan mana entitas yang tidak melakukan
kegiatan pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan aktivitas
dan menghilangkan kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Melalui tabel Anda entitas dan aktivitas, coret semua kegiatan yang tidak
melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Pada awalnya, Anda harus mengeleminasi kegiatan 1, 5,
6, 10, dan 12 karena kegiatan ini hanya mengirim atau menerima data. Seperti
yang telah disebutkan sebelumnya, aktivitas 7 hanya menggambarkan aktivitas 8
dan dapat dihilangkan. Akhirnya, aktivitas 15 dapat dihilangkan karena pedoman
berikut :
Pedoman 2 :
Hanya mencakup rutinitas pemrosesan normal, tidak
terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik,
dan tingkat 0 DFD logis.
Karena aktifitas 15 terjadi hanya ketika data
pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat
ini. Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan eleminasi mencoret, sekarang
harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan
kegiatan pengolahan informasi dan bahwa pelanggan, bank, dan kantor buku besar
tidak. Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi bersifat internal.
Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan
termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau dihilangkan. Tidak ada
entitas lainnya harus ditambahkan karena pedoman ini :
Pedoman 3:
Termasuk pada sistem dokumentasi semua (dan hanya)
kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem pintas
penerimaan kas - pelanggan, bank, dan buku besar kantor- Anda harus
menggambar tiga kotak di atas kertas mengelilingi lingkaran konteks satu.
Selanjutnya, gambar dan namai aliran data yang menghubungkan entitas eksternal
dengan lingkaran. Awal penamaan (label) secara logis biasanya digunakan pada
diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan penamaan
logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk penamaan kontes lingkaran.
Menuliskan penamaan (label) deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi
dalam sistem. Penamaan kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari
sistem lintas - penamaan, penerimaan kas dari pelanggan biaya. Sistem secara
pintas (causeway) tidak termasuk penerimaan kas dari sumber lain.
Gambar 3.7 adalah diagram konteks sistem secara pintas
(causeway) selesai. Bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan selesaikan
setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak
pelanggan. Pedoman berikut ini berlaku:
Pedoman 4:
Ketika beberapa entitas identik beroperasi,
menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar Arus Fisik Data Flow Diagram
Untuk menjaga Arus fisik DFD saat ini seimbangan
dengan diagram konteks, anda mulai dengan menggambar arus fisik DFD tiga
entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi kertas. Selanjutnya, gambar
dan namai setiap aliran data yang masuk ke dua masuk dan keluar dari sumber
tunggal. Tinggalkan tengah halaman, di mana kita akan membuat sketsa sisa
diagram, mungkin seperti kosong. karena ini adalah DFD fisik, arus data harus
memiliki nama yang menggambarkan sarana yang alirannya dicapai. Misalnya,
pembayaran dari pelanggan sekarang harus dinamakan "cek dan saran pembayaran".
Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel
entitas dan aktivitas, menjadi lingkaran dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa
saat ini DFD fisik kita akan berisi empat lingkaran: masing-masing untuk ruang
surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat
lingkaran dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran pada diagram kita yang
terhubung ke sumber dan hilang. Selama proses ini anda harus mempertimbangkan
semua kegiatan "mengirim” dan “menerima" dan kegiatan timbal balik
yang tersirat. Misalnya aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat
"menerima" cek dan pembayaran
Seperti yang kami katakan sebelumnya,
implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirim" barang-barang ini.
Gambar tabel lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir dan
gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga lingkaran untuk
entitas yang berhubungan eksternal.
Untuk menyelesaikan DFD fisik, kita
harus melalui tabel entitas dan kegiatan sekali lagi dan menarik semua entitas
dan arus yang tersisa. ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan
diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang.
Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8
memberitahu kita bahwa petugas piutang memasukkan data ke dalam komputer.
Menggambar lingkaran komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke
piutang. untuk melakukan kegiatan 9, rekening piutang harus menerima laporan
dari komputer. Gambar dan nama satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran).
untuk melakukan kegiatan 11, kasir harus menerima surat tanda setoran dari
komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca
sehingga catatan faktur terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan
aliran dari file komputer ke lingkaran. Melihat bahwa label pada file
menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kita menarik aliran hanya dari
file karena permintaan data tidak mempunyai aliran data. Oleh karena itu, kita
tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Gerakan dari catatan
keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan
ditampilkan. Perhatikan juga bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file
master piutang langsung ke gelembung piutang. karena lingkaran piutang master
file adalah file komputer, hanya komputer yang dapat membaca atau menulis file.
karena catatan faktur terbuka harus
dibaca ke dalam komputer, diperbarui, dan kemudian baca kembali ke file piutang
master, aktivitas 14 membutuhkan aliran data dan ke file piutang master. (kita
menarik aliran dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita
menggambar sebuah file untuk mencatat rekaman dan bahwa kita menarik aliran
data dari komputer ke dalam file tersebut, sedangkan aktivitas 16 mengharuskan
kita menarik aliran dari catatan file. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran
data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukkan dalam kegiatan 18
dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari file baik ke komputer. Anda mungkin
berpikir bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak
diperlukan. kami menawarkan saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5 :
untuk kejelasan, menggambar aliran data
untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah DFD fisik saat ini.
Bandingkan dengan diagram dan sebelum membaca, pisahkan segala perbedaan. Anda
akan melihat bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak
disebutkan dalam cerita, telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus
berpegang pada cek sampai surat tanda setoran dicetak pada terminal komputer.
kami menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6 :
jika file secara logis diperlukan
(yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk file dalam
diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita.
kita bisa menarik file untuk menunjukkan
bahwa batch saran pengiriman uang dan batch total dipertahankan dalam piutang
hingga laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan
pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun juga Anda tidak boleh menarik DFD yang
berantakan dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu
menggunakan penilaian Anda.
Menggambar aliran DFD
logis
DFD logis saat ini menggambarkan
kegiatan logis yang dilakukan dalam sistem. sejak level 0 DFD menggambarkan
pengelompokan kegiatan logis tertentu, kita mulai DFD level 0 dari menghitung
kegiatan dalam sistem, kemudian kami kelompokan kegiatan tersebut. jika Anda
telah mengikuti bersama kami, Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan
dimasukkan dalam DFD level 0.
Apakah kamu tahu apa itu list? Aktivitas
yang dimasukan level 0 DFD adalah aktivitas yang tersisa pada table entitas dan
activities. Tabel 3.1 adalah tabel dimana kita sudah menyeleksi semua yang
bukan proses aktivitas. List kami termasuk aktivitas 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 16,
17, 18, dan 19. Ingat pada saat ini kita tidak memikirkan aktivitas yang lain
karena aktivitas yang lain maupun aksi performa pada situasi yang normal dan
tidak termasuk dalam level 0 DFD, yaitu mengirim dan menerima data. Beberapa
petunjuk akan membantu kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.
Pedoman 7 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki
ditempat dan waktu yang bersamaan.
Contoh, aktivitas 2 dan 3 dilakukan di
ruang surat oleh petugas pada setiap pembayaran diterima.
Pedoman 8 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki
waktu yang bersamaan tapi berbeda tempat.
Contoh, aktivitas 11 dilakukan oleh
kasir “secara langsung” sebelum komputer mencetak slip simpanan di aktivitas
16.
Pedoman 9 :
Grup aktivitas yang nampaknya logis
terkait, dalam rangka untuk menghilangkan satu-aktivitas lingkaran sedapat
mungkin.
Pedoman 10 :
Untuk membuat suatu DFD dapat dibaca,
gunakan diantara 5 dan 7 lingkaran.
Kami telah menemukan cara agar pedoman
ini dapat lebih dimengerti yaitu dengan cara “mengurutkan” aktivitas pada level
0. Ada beberapa cara untuk mengurutkan aktivitas, permintaan pengurutan
kronologi dapat mempercepat menemukan solusi. Coba urutkan aktivitas kedalam
permintaan kronologi lalu lihat tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat kamu
menyortir baris. Sekarang coba golongkan aktivitas tabel 3.2 seperti yang kamu
ketahui, mereka harus dikelompokan.
Contohnya, jika kita mengikuti petunjuk
nomer 2 (waktu dan tempat yang sama) kita dapat menggambungkan aktivitas 2 dan
3; aktivitas 13, 14 ,17 dan aktivitas 18 dan 19, walaupun ini akan membuktikan
kepuasaan, maka akan ada 8 lingkaran dan akan ada beberapa lingkaran yang hanya
memiliki 1 aktivitas sejak kita memilih untuk tidak memiliki 1 aktivitas
lingkaran sampai kita mendapatkan level terendah DFD. Kita memproses lebih jauh
pengelompokan.
|
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
|
Ruang surat
|
1
1
1
|
02. Menandatangani cek
03. Menulis jumlah yang dibayarkan dan
nomer cek atas
saran
pengiriman uang
04. Mempersiapkan saran pengiriman
uang
|
|
Juru surat piutang
|
2
|
08. Kunci total batch, nomer
pelanggan, nomer tagihan
jumlah
yang dibayar dan nomer cek
|
|
Komputer
|
2
3
3
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka
dan bahwa jumlah
yang
benar sadang dibayar
14. Posting pembayaran ke file induk
rekening
Piutang
17. Mencatat transaksi
|
|
Komputer
|
3
3
|
16. Mencetak surat tanda setor
11. Membandingkan surat jumlah setor
dengan cek
|
|
Kasir
|
4
4
|
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening pembayaran
nasabah
|
|
Juru surat piutang
|
4
|
09. Membandingkan laporan komputer
dengan saran
pengiriman dan total batch
|
Jika kita menggunakan petunjuk ke 8
(waktu yang sama dan tempat yang berbeda) kita dapat menggabungkan aktivitas 2,
3, dan 4 walaupun dilevel ini kita hanya mempunyai 4 lingkaran. Solusi
ini sangat efektif untuk yang pertama karena kita tidak memiliki
aktivitas tunggal lingkaran.
Dalam ringkasan, kami mengelompokan
Kelompok 1 : aktivitas 2, 3, 4
Kelompok 2 : aktivitas 8, 13, 14, 17
Kelompok 3 : aktivitas 16, 11
Kelompok 4 : aktivitas 18, 19, 9
Sebelum kamu memilih kelompok kamu,
berikan setiap kelompok nama yang menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok
dan gambar arus DFD. Misalnya, pada label lingkaran 1.0 “mencatat penerimaan
cas karena lingkaran yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran
dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran diinput ke dalam komputer.” Pada
lingkaran 2.0 “catatan pungutan pelanggan” karena aktivitas pada lingkaran 2.0
adalah mencatat pembayaran pada file induk rekening piutang.
Untuk menggambar diagram logical DFD,
Anda harus memulai dengan cara yang sama yaitu Anda mulai menggambar DFD fisik
saat ini. Kemudian menggambar entitas eksternal pada tepi kertas. Gambarkan
aliran label dari entitas eksternal, sementara biarkan pusat halaman kosong
untuk menerima sisa diagram. Karena ini adalah logical DFD, data yang mengalir
ke dan dari entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi
digunakan pada diagram konteks). Bandingkan diagram Anda ke solusi dalam gambar
3.9. Diagram anda harus terlihat seperti di gambar 3.9 jika kamu memakai
pengelompokan yang telah kami jelaskan. Pengelompokan lain mungkin dalam
pedoman. Setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.
Ringkasan penggambaran
data aliran diagram
Di bagian ini, kita meringkas apa yang
telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk
membantu Anda menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa
pedoman baru untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika
kita membuat DFD.
Pertama dan yang terpenting, jangan
biarkan kekakuan dokumentasi team proses. Gunakan diagram untuk memahami
sistem. Kita telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan
instruksi untuk membantu kamu untuk mengambarkan DFD. Gunakan penilaianmu untuk
menggunakan informasi ini.
Akan tiba waktunya ketika fungsi
operasi melakukan pemrosesan informasi. Contohnya
ketika departemen penerima menyiapkan dokumen indikasi banyaknya
widget yang di dapat, departemen penerima yang memiliki tugas
utama adalah untuk mengolah aktifitas informasi. Departemen gudang dan
pengiriman adalah unit oprasi yang selalu beroprasi mengolah aktifitas
informasi. Mengikuti petunjuk penggunaan.
Pedoman 11 :
Aliran data seharusnya mendapatkan
operasi kesatuan kotak ketika hanya fungsi oprasi berlaku dengan
kesatuan. Aliran data harus masuk lingkaran jika oprasi kesatuan
beraksi pengolahan informasi aktifitas.
Misalnya, ketika dalam operasi entitas yang
menerima barang, DFD fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak
atau "menerima" lingkaran, sedangkan DFD logis mungkin menunjukkan
baik kotak departemen menerima atau "menerima laporan lengkap"
lingkaran.
Pada DFD fisik, membaca file komputer
dan menulis ke file komputer harus melalui lingkaran komputer.
Tidak akan ada aliran data yang mundur
pada DFD logis, jika Anda memiliki aliran data akan kembali ke titik pengolahan
sebelumnya (yaitu lingkaran bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi fisik
dari aliran atau proses.
Apakah ada kesempatan ketika proses
tidak dapat berjalan sesuai rencana? ya, ada. dan dalam kasus seperti ini,
tindakan yang diperlukan akan ditangani oleh pengolahan rutinitas pengecualian
atau rutinitas kesalahan. Ini adalah proses untuk diluar kendali (istimewa)
atau transaksi yang salah. Pengolahan yang dilakukan pada situasi yang lain
pada biasanya ini harus didokumentasikan di level 0 tingkat DFD dengan menolak
bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Suatu
tulisan rintisan menolak adalah aliran data ditugaskan label "Reject"
yang meninggalkan lingkaran tapi tidak pergi ke lingkaran atau file lainnya.
Ini menolak bertopik, yang hanya ditampilkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan
tanpa membawa himpunan diagram yang tidak seimbang.
Sistem Diagram Alur
Sistem Diagram alur adalah representasi
grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file,
serta operasi terkait entitas sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan
dengan sistem informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer, diagram alur
sistem menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan di mana
dari informasi dan proses operasional.
Dengan menggabungkan aspek fisik dan
logis dari diagram alur sistem memberikan gambaran penggunaan lengkap dari
suatu sistem. DFD fisik dan logis menggambarkan setiap aspek dari sistem. di
samping itu, diagram alur sistem meliputi konteks operasional dan manajemen
untuk sistem. Aspek ini diabaikan dalam DFD. auditor menggunakan diagram alur
sistem untuk memahami sistem dan untuk menganalisis kontrol sistem.
SUMBER
Buku
: Accounting Information Systems
Pengarang
: Gelinas, Oram and Wiggins
RINGKASAN
ABSTRAK
Data Flow Diagram
Diagram aliran data (DFD) adalah
representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data
antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan
empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi
mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik
data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.
Gambar 3.1 Data Flow
Diagram (DFD) simbol
Tipe dalam Data Flow Diagram
Data Flow Diagram
Fisik
Data Flow Diagram Fisik adalah
representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan
eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal
adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya,
komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD
menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram
Logis
Data Flow Diagram Logis adalah
representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan
aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem
informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas
yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas
selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat
berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem.
Gambar 3.4 Data Flow
Diagram Logis (Diagram Level 0)
Data Flow Diagram
(Diagram aliran data)
(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian
sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan masalah kita
atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan
menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan
untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari
bagian.
Sistem Diagram Alur
Sistem Diagram alur adalah representasi
grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file,
serta operasi terkait entitas sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan
dengan sistem informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer, diagram alur
sistem menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan di mana
dari informasi dan proses operasional.
